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Comment favoriser l’adoption massive des pratiques de collaboration digitale : élaboration d’un indice de compétence digitale universel et choix du quantified self comme vecteur d'adoption
Miguel Membrado

Près de quarante ans après Lotus Notes, le premier environnement de collaboration digitale créé et commercialisé par Ray Ozzie en 1989, la messagerie électronique - courriels et fichiers attachés - demeure encore le principal mode de travail collaboratif dans l’immense majorité des organisations, où le taux d’adoption des nouvelles pratiques digitales ne dépasse pas 15%. Les études terrain démontrent néanmoins depuis une quinzaine d’années que les organisations ayant adopté massivement ces pratiques digitales sont plus agiles et opèrent des gains de productivité importants.(1)
(1)Cf. dernière étude de Forrester (juin 2016) sur l’impact d’Office 365 sur les organisations, qui chiffre les gains à 30´ par jour et par employé ; les études terrain menées par Kimind chez des grands comptes internationaux mesurent des gains de 20 à 60´ par jour et par employé.

Pourquoi une telle résistance ?

Plusieurs éléments de réponse peuvent être apportés, parmi lesquels, la difficulté à changer de paradigme de production et de partage d’information ; les nouveaux usages modifient en effet profondément les habitudes façonnées par la bureautique traditionnelle et la messagerie électronique ; par ailleurs, les méthodes de conduite de changement traditionnelles (centrées sur la formation aux outils) s’avèrent inadéquates pour accompagner cette transformation des usages à grande échelle, conséquence des nombreux échecs d’adoption essuyés par les grandes organisations.

Pour lever sur le terrain ces réticences, Miguel Membrado a travaillé ces dernières années sur deux axes de recherche majeurs ayant abouti au concept d’« indice de collaboration digitale ».

Le premier axe de recherche postule que l’utilisateur doit s’approprier les modalités de sa propre transformation afin d’en mesurer les enjeux, en conscience. L’émergence en 2010 du concept du quantified self appliqué à la santé et au sport a inspiré une démarche analogue orientée vers la transformation des organisations et la conduite du changement. Un travail de recherche universitaire, mené en partenariat avec Paris 8 et ayant fait l'objet d'une thèse de doctorat(2), démontre qu’un des aspects fondamentaux du changement réside dans les nouvelles formes de visibilité induites par les usages numériques, et le partage des objets de travail ; la compréhension et l’acceptation de nouvelles règles fondées notamment sur la confiance, sont centrales dans le processus d’adoption ; au cours de ces travaux il a été identifié que le “sentiment d’auto efficacité” peut être un levier de l’adoption, comme un contrepoint au partage et à la visibilité parfois subie.

(2)Lombardo-Fiault, B. (2017) : “Collaboration numérique et nouvelles formes de visibilité professionnelles” Thèse de Doctorat en Sciences de l’Information et de la Communication, Université Paris 8.

Le second axe de recherche formalise une nouvelle approche théorique et pratique de la collaboration digitale ; il enrichit la dimension opérationnelle des approches existantes depuis les années 80, et intègre cette notion de quantified self à une nouvelle catégorisation dynamique fondée sur quatre critères fondamentaux : consistance, natures d’actions, familles d’usages et périmètre d’action :

  • La consistance des actions :  cette première approche distingue la collaboration “dure”, ou la production d’informations et de documents au sein d’un cercle de personnes (le groupe projet, le département, etc.), de la collaboration “molle”, ou la participation, essentiellement axée sur la conversation autour des contenus.

  • La nature des actions : elles sont “réactives” aux actions collaboratives initiées par autrui, “proactives” c’est à dire initiées par soi-même et pouvant s’opérer en mode personnel ou collectif, enfin, “structurantes” impliquant l’organisation des espaces de travail et la définition de règles de collaboration qui visent un gain d’efficacité collective.

  • Les familles d’usages : elles représentent les grandes catégories de fonctions des environnements de travail collaboratif (souvent transversales aux familles de produits ou de services) ; leur profusion complexifie l’adoption et constitue un facteur de résistance au changement. On rationalise en distinguant cinq familles d’usages collaboratifs : “documents”, “communautés”, “agendas”, “communications” et “espaces de travail”.

  • Le périmètre d’action : le degré de proximité des personnes avec lesquelles nous collaborons : de soi-même (organiser son espace de travail), à la collaboration avec ses collègues (plus ou moins éloignés dans l’organisation) et relations externes (clients, fournisseurs, partenaires, ...).

Cette catégorisation des usages fournit un cadre de mesure de la performance de la compétence collaborative (Cf. fig. 1).

Fig.1 : Les quatre valeurs fondamentales de la dynamique collaborative digitale selon M. Membrado (2015)

Dans cette nouvelle perspective, Miguel Membrado a conçu un algorithme objectif et indépendant des technologies, qui calcule un indice de compétence digitale, exprimé de 1 à 10.x (1.0 le niveau minimum à 10.9 le niveau maximum ; cf. fig. 2).

Fig.2 : Matrice de progression de la “valeur” de la collaboration digitale et de l’empowerment dans le modèle Collaboration IndeX selon M. Membrado (2015)

Le calcul automatisé est fondé sur l’analyse quotidienne des activités de chacun dans les systèmes collaboratifs (moteur Big Data). L’indice est individuel ou collectif (entités organisationnelles, groupes, équipes, directions ou organisations complètes). Un coach virtuel propose des recommandations ciblées (moteur IA), en fonction des bonnes et des mauvaises pratiques observées, qui visent à faire progresser l’individu et/ou le collectif. Le concept de "l'indice collaboratif", à travers son implémentation opérationnelle Collaboration IndeXTM (CIX) prétend à une forme d’universalité – au delà de sa légitimité scientifique – en ce qu’il propose la première “formule” quantified self et big data de calcul de la valeur de la compétence collaborative digitale, un nouveau standard pour une nouvelle compétence, “portable” (d’une organisation à une autre) et “partageable” (sur les réseaux sociaux professionnels) ; la compétence collaborative devient une compétence clé, un critère central de sélection ou de catégorisation ; produire, partager et échanger, de manière efficace et agile dans une économie immatérielle sont autant de connaissances et de pratiques qui seront prochainement indispensables – sinon nécessaires – pour travailler et évoluer professionnellement. CIX évalue la performance, et l’améliore en faisant progresser les individus et les collectifs dans l’art de la collaboration digitale. Il est un dispositif d’évaluation fiable et adaptable à tous les contextes d’activité, à la fois un gage et un indicateur de la performance globale des organisations.

Fig. 3 : La compétence de collaboration digitale selon B. Lombardo-Fiault, une compétence clé pour nos économies

APPLICATIONS PRATIQUES
En se fondant sur cette méthode de calcul algorithmique, Kimind a produit et édité la plateforme SaaS, Collaboration IndeXTM (CIX), disponible sur le site collaboration-index.com, ainsi que les marketplaces G Suite de Google ou Office 365 de Microsoft. Également compatible avec d’autres services collaboratifs comme Slack ou Smartsheet, CIX est utilisé par plusieurs grands-comptes comme Solvay, Veolia ou la CNAF. Collaboration IndeX mesure d’une part, de manière quotidienne, le niveau d’adoption et de progression des départements, filiales et équipes, et restitue d’autre part à chaque employé, de manière strictement confidentielle, son niveau et sa progression dans la compétence digitale ; enfin, CIX adresse à chacun des recommandations ciblées en fonction de ses points faibles et de ses points forts, pour l'aider à progresser à son rythme.

Miguel Membrado est Docteur en informatique (Paris XI), spécialité intelligence artificielle. Après avoir conçu et développé à la fin des années 80 le second moteur de recherche en texte intégral français, couplé à la première base de données orientée objet à vocation documentaire, il a créé à ce jour 4 startups, dont Mayetic qui devint en 2005 le numéro 2 mondial des espaces de travail collaboratif sur internet. Fondateur de Kimind en 2008, Miguel Membrado accompagne depuis lors de nombreuses entreprises dans leur transformation digitale. Il est également depuis octobre 2016 responsable du Pôle Numérique à la Direction des Systèmes d'Information de l'Université Paris-Dauphine. En parallèle, suite à un programme de R&D initié en 2010, Miguel Membrado a développé la théorie du “digital collaboration index”, et a produit la plateforme Collaboration IndeXTM disponible mondialement dans les marketplaces de Google et de Microsoft.

 

 BIBLIOGRAPHIE

  • Bandura, A., Auto-efficacité: Le sentiment d'efficacité personnelle [« Self-efficacy »], Paris, De Boeck, 2e éd., traduction de J. Lecomte, 2007.
  • Cardon, D., À quoi rêvent les algorithmes. Nos vies à l'heure des Big Data, Paris, Seuil, La République des idées, 2015, 105 p.
  • Cook, Niall, From « Enterprise 2.0: how social software will change the future of work », Gower, 2008.
  • Halpern, D., "Inside the nudge unit: how small changes can make a big difference", WH Allen, 2015 
  • Lombardo-Fiault, B., "Collaboration numérique et nouvelles formes de visibilité professionnelles", thèse de Doctorat en Sciences de l’Information et de la Communication, Université Paris 8, 2017.
  • McAfee, A., "Enterprise 2.0: New Collaborative Tools for Your Organization’s Toughest Challenges", 2006.
  • Zarifian, P., "Objectif compétence pour une nouvelle logique", Editions Liaisons, Paris, 1999.